[Certificaciones] Certificación de empleados como declarantes o no de renta, para calcularles o no retención mínima

Este sería el modelo de certificación que a partir de abril de 2013 tendrían que entregar bajo gravedad de juramento, tanto los empleados que cobran salarios como honorarios o servicios, a fin de saber si el pagador de tales salarios, honorarios o servicios, les debe o no calcular la retención mínima del art. 384 del E.T.

Tal como lo establecen el art. 384 del E.T. (creado con el art. 14 de la Ley 1607 de diciembre 26 de 2012), y el parágrafo 4 del art. 3 del Decreto 099 de enero 25 de 2013 que hizo la respectiva reglamentación, es obligación que a partir de abril de 2013 toda persona natural que cobra salarios o que cobra honorarios o servicios por el ejercicio de profesiones liberales o de carreras tecnológicas, si califican como “empleados” en los términos del art. 329 del E.T. (creado con el art. 10 de la misma Ley 1607), entonces le aclaren a sus agentes de retención, bajo la gravedad de juramento, si son o no declarantes de renta por el año inmediatamente anterior.

Cuando sí se le identifiquen al agente de retención como “empleado” y a la vez como “obligado a declarar renta del año anterior”, entonces  cualquiera que sea el que el pagador del salario o del honorario o servicio (ya sea una persona jurídica, o una natural comerciante, o una natural no comerciante, etc.) tienen que hacer dos cálculos en el mes: la retención normal que se defina con la tabla del art. 383 y la retención mínima del art. 384 y el mayor de los dos cálculos será la retención definitiva del mes. Pero si el cobrador del salario o del honorario o servicio no se identifica como “obligado a declarar renta del año anterior”,  y solo se identifica como “empleado” en los términos del art. 329, entonces los pagadores solo efectúan el calculo de la retención del art. 383 la cual será la retención definitiva del mes pues no se tienen que hacer cálculos de retención mínima del art. 384 (véase nuestros editoriales: “Cálculo de retención mínima a empleados, su obligación comienza el 1° de abril de 2013”, y nuestra herramienta en Excel: [Tabla] Comparativo retención por salarios y por servicios a los empleados de la Ley 1607)

El parágrafo 3 del art. 384 del E.T. dice:

“PARÁGRAFO 3o. La tabla de retención en la fuente incluida en el presente artículo solamente será aplicable a los trabajadores empleados que sean contribuyentes declarantes del Impuesto sobre la Renta y Complementarios. El sujeto de retención deberá informar al respectivo pagador su condición de declarante o no declarante del Impuesto sobre la Renta, manifestación que se entenderá prestada bajo la gravedad de juramento. Igualmente, los pagadores verificarán los pagos efectuados en el último periodo gravable a la persona natural clasificada en la categoría de empleado. En el caso de los trabajadores que presten servicios personales mediante el ejercicio de profesiones liberales o que presten servicios técnicos que no requieran la utilización de materiales o insumos especializados o de maquinaria o equipo especializado que sean considerados dentro de la categoría de empleado de conformidad con lo dispuesto en el artículo 329, la tabla de retención contenida en el presente artículo será aplicable únicamente cuando sus ingresos cumplan los topes establecidos para ser declarantes como asalariados en el año inmediatamente anterior, independientemente de su calidad de declarante para el periodo del respectivo pago.”

Y el parágrafo 4 del art. 3 del Decreto 099 de enero de 2013 dicen expresamente lo siguiente sobre la forma en que el “empleado” debe certificar si por el año anterior es o no un declarante de renta:

“Parágrafo 4°. El sujeto de retención deberá informar al respectivo pagador su condición de declarante o no declarante del impuesto sobre la renta; manifestación que se entiende prestada bajo la gravedad de juramento. Igualmente, los agentes de retención que efectúen los pagos o abonos en cuenta están en la obligación de verificar los pagos efectuados en el último período gravable a la persona natural clasificada en la categoría de empleado.

La tabla de retención contenida en el presente artículo se aplicará a: i) pagos efectuados a los trabajadores empleados cuyos ingresos provengan de una relación laboral o legal y reglamentaria, y a los ii) pagos o bonos en cuenta a trabajadores que presten servicios personales mediante el ejercicio de profesiones liberales o que presten servicios técnicos que no requieran la utilización de materiales o insumos especializados o de maquinaria o equipo especializado, que sean considerados dentro de la categoría de empleado de conformidad con lo dispuesto en el artículo 329 del Estatuto Tributario, únicamente cuando sus ingresos totales en el año gravable inmediatamente anterior, sean iguales o superiores a cuatro mil setenta y tres (4.073) UVT, independientemente de su calidad de declarante para el período gravable en que se efectúa.”

Si ese manifestación se presenta bajo la “gravedad de juramento” implica que quien lo firma se expondría a una pena  de cárcel de hasta 12 años en caso de incluir falsedades (ver Artículo 442 del Código penal).

Además, tratándose del cobrador de salarios,  será declarante de renta del año anterior por incumplir cualquiera de los criterios establecidos en los arts. 593 y 594-3 del E.T. (ingresos brutos superiores a 4.073 UVT, patrimonio bruto a dic. 31 superior a 4.500 UVT, consumos superiores a 2.800 UVT, etc.; ver art. 7 del decreto 2634 de diciembre de 2012). En cambio, en el caso del cobrador de honorarios o servicios, lo único que lo convertirá en declarante del año anterior, y solo para los efectos de la retención mínima el art. 384, es haber obtenido en el año anterior ingresos brutos totales (incluidos loterias, premios, ventas de activos fijos, etc) superiores a 4.073 UVT

Por tanto, a continuación presentamos los modelos de la forma en como un “empleado” que cobra salarios, o el “empleado” que cobra honorarios o servicios, le darían a sus pagadores la certificación de ser declarantes de renta o no del año gravable 2012  y esa certificación entendemos se les tiene que pedir únicamente en abril de 2013 o en cualquier otro mes posterior si es que se llegan a iniciar relaciones con nuevos “empleados” después de abril de 2013. O en cualquier otro més si la persona cobradora de salarios o la cobradora de honorarios o servicios deja de pertenecer a la categoría de “empleado” (ya que por ejemplo se puede ganar una loteria o vender un activo fijo y desde ese momento en adelante ya sus ingresos por salarios o por honorarios o servicios dejan de reprsentar el 80% de sus ingresos brutos del año).

Por tanto, este tipo de certificaciones siempre tendrá que tenerse en el departamento de personal y hacerlo diligenciar por parte de todos los “empleados” existentes en abril de 2013 y por los nuevos que se lleguen a vicular con las organizaciones o personas que cancelan salarios o que cancelan honorarios o servicios

Material relacionado:

• Cálculo de retención mínima a empleados, su obligación comienza el 1° de abril de 2013
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